Código de conducta


1. NO AFILIACIÓN A LA POLÍTICA O A LA RELIGIÓN
Todos los organismos de la marca Operation Smile deben declarar con claridad la no afiliación a la política o a la religión bajo cualquier circunstancia.

2. TOLERANCIA CERO AL FRAUDE Y A LA CORRUPCIÓN
Operation Smile adhiere al principio de tolerancia cero al fraude y a la corrupción y solicita al personal y a los voluntarios actuar en todo momento de forma honesta y con integridad, y que protejan los activos de los cuales son responsables. El fraude y la corrupción representan una amenaza siempre presente a los activos y a la reputación de Operation Smile y, por lo tanto, deben ser un asunto de interés de todos los miembros del personal y de los voluntarios. Cada entidad de Operation Smile investigará y, de ser necesario, actuará incluso tomando medidas legales, en contra de cualquier persona de quien se sospeche, con buen motivo, que ha cometido fraude, corrupción u otro tipo de conducta inadecuada.

a) Cada uno de los organismos que actúe con la marca Operation Smile deberá implementar una política anticorrupción. Dicha política deberá incluir, como mínimo:

  • Una postura en contra de los sobornos.
  • Una postura en contra del lavado de dinero.
  • Una postura en contra del fraude.



a) Se deberán desarrollar y reforzar los procesos internos y sistemas de control para prevenir, detectar y actuar en contra de posibles casos de fraude y corrupción.
El término fraude describe un rango de actividades, tales como engaño, soborno, falsificación, extorsión, hurto, conspiración, defraudación, apropiación indebida, declaraciones falsas, ocultación de hechos relevantes y colusión. Implica engañar a la organización para obtener una ventaja personal o colectiva, evitar una obligación o causar una pérdida.

La corrupción implica un acto deshonesto mediante el cual se obtiene una ventaja de un tercero al abusar de la autoridad confiada para obtener un beneficio particular. Ni el fraude ni la corrupción están limitados al beneficio monetario o material, sino que también pueden incluir beneficios intangibles como el estatus o la información.

El principio de tolerancia cero incluye, además, una postura en contra de:

a) Favoritismo o nepotismo: favorecer a una persona o grupo por sobre o en contra de otras personas.
b) Lavado de dinero: incurrir en transacciones financieras legales para esconder o deshacerse de dinero o pertenencias adquiridas mediante una actividad criminal.

a) TRANSPARENCIA
Cada organización de Operation Smile deberá mantener la transparencia hacia otras entidades de Operation Smile y hacia el público local. La transparencia incluye, entre otras cosas:

a) Tener una página web con información precisa y actualizada sobre:

  • Información de contacto.
  • Información financiera oficial.
  • Nombre del auditor.
  • Visión y Misión.
  • Descripción de actividades.
  • Un listado con los nombres de todos los miembros, directores, miembros del comité ejecutivo o del consejo de administración y sus responsabilidades. 
  • El presente Código de conducta.

a) La contabilidad de la organización deberá ser transparente con respecto al porcentaje de fondos utilizados para la administración, recaudación de fondos y programas.
b) Cada organización deberá presentar un informe anual público que enumere los miembros del consejo y el personal de la organización, describa su misión, comparta información sobre actividades del programa y resuma la información financiera, y que incluya, como mínimo, el total de ingresos, gastos y activos netos finales.
c) El suministro de información sobre la organización a donantes, miembros, clientes, personal y al público en general deberá ser preciso y oportuno.

a) GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Operation Smile se asegurará de que protejamos y promovamos nuestro recurso más importante; nuestros empleados y voluntarios.

a) Todas las organizaciones de Operation Smile deben mantener un ambiente que proteja la salud y seguridad de los empleados y voluntarios.
b) Se tratará con respeto y compasión a todos los empleados y voluntarios.
c) Los empleados y voluntarios no serán sometidos a hostigamiento o acoso en el lugar de trabajo.
d) Se seleccionará y remunerará a los empleados conforme a sus capacidades para realizar un trabajo y no habrá distinción, exclusión o preferencia en función de otros fundamentos, tales como (entre otros) raza, color de piel, sexo, religión, opinión política, edad, discapacidad, afiliación a un sindicato y orientación sexual.
e) Las políticas de Recursos humanos deberán estar disponibles por escrito y se implementarán teniendo en cuenta lo anterior. En dichas políticas se deberá establecer con claridad la remuneración y otros servicios al personal.
f) Operation Smile deberá proporcionar a los miembros y empleados un ambiente apto así como oportunidades para el desarrollo personal.

a) DENUNCIA DE SITUACIÓN ILEGAL DENTRO DE LA EMPRESA
Operation Smile Incorporated ha implementado una función mediante la cual cualquier empleado, socio o donante puede denunciar de manera anónima el mal uso de los activos de Operation Smile o una conducta ilegal. La persona será protegida contra todo tipo de hostigamiento, intimidación, discriminación o represalia por hacer dicha denuncia de buena fe.

Cada entidad de Operation Smile es responsable de proporcionar la información sobre dicha función para hacer denuncias a través de la página web de la organización.

2. ADMINISTRACIÓN Y AUDITORÍAS
Todas las entidades de Operation Smile deben ejercer un buen gobierno interno, centrado en la transparencia y responsabilidad. La organización será responsable de sus acciones y decisiones, no solo ante sus agencias de financiación y ante el gobierno, sino también ante las personas a las que sirve, su personal y sus miembros, las organizaciones socias y el público en general. La autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas entre los empleados y los miembros del consejo deberán estar definidas con claridad.

Operation Smile tendrá mecanismos de control interno adecuados.

a) Los mecanismos de control interno deben incluir procedimientos para

  • Autorización adecuada –por ejemplo, definición de niveles de autorización.
  • Separación de tareas –por ejemplo, que todos los pagos y reembolsos requieran la autorización de dos personas.
  • Documentación adecuada y políticas de retención de registros.
  • Auditorías independientes sobre el cumplimiento.
  • Control de calidad y seguridad para todas las actividades relacionadas con la medicina.


La organización observará los estándares profesionales sobre responsabilidad y los procedimientos de auditoría según lo establece la ley de su país, y cumplirá con todos los requisitos financieros y de elaboración de informes.

La organización debe llevar adelante sus libros de manera adecuada y elaborar sus Estados Contables Anuales respecto de sus ingresos y egresos. Se debe preparar un Informe Anual que incluya descripción y presupuesto de actividades y proyectos del último ejercicio anual, y que incluya, además, una declaración de cómo se han promovido los objetivos generales de Operation Smile.

Un auditor independiente y calificado evaluará la precisión de los informes financieros mediante una auditoría. Los informes de auditoría deberán estar a disposición de otras entidades de Operation Smile y la Oficina Central de Operation Smile guardará una copia de dichos informes.

Los registros de auditoría deben guardarse durante al menos 5 años en el domicilio social.

a) Gestión del riesgo de activos:
Se deberá efectuar un análisis anual de posibles riesgos de los activos significativos de la organización, como sus bienes, su fondo de comercio y sus programas y actividades más importantes, y de las decisiones sobre la manera más adecuada de proteger esos activos contra pérdida.

b) Cada organización deberá tener procedimientos escritos públicos sobre la selección de proveedores y de socios. La adquisición de mercadería, trabajos y servicios se llevará a cabo conforme a principios internacionales y a las prácticas de buena adquisición.

c) En cada transacción, la entidad de Operation Smile debe utilizar cuentas bancarias registradas para el flujo de fondos.

d) La organización debe evaluar de manera regular su modus operandi y si se están alcanzando los objetivos definidos. (indicadores de desempeño)

e) Conflictos de intereses
Se deberá informar por escrito al supervisor y al supervisor del siguiente nivel sobre todos los conflictos de intereses que involucren a empleados (o a familiares de empleados), y el empleado no podrá participar de las decisiones relacionadas con esa transacción.

f) Recaudación de fondos
Cada entidad de Operation Smile deberá llevar a cabo la recaudación de fondos de manera responsable. Las contribuciones deberán usarse para objetivos que sean consistentes con la intención del donante y los mensajes utilizados para solicitar los fondos.

a) ESTRUCTURA Y ADMINISTRACIÓN DEL CONSEJO
El consejo directivo es el primer responsable de que Operation Smile cumpla con sus obligaciones ante la ley, sus donantes, su personal y los voluntarios, sus pacientes y ante el público en general. El consejo debe proteger y supervisar los activos de la organización para garantizar que sus recursos financieros, humanos y materiales se utilizan de manera adecuada para impulsar la misión de la organización. El consejo también trabajará con Operation Smile International para definir la visión y misión de la organización y para establecer las políticas y la dirección estratégica que le permitan a la organización cumplir con el objetivo de Operation Smile.

Los miembros del consejo deben evaluar su rendimiento como grupo y de manera individual, cada tres años como máximo, y deben contar con procedimientos claros para remover a miembros del consejo que no pueden cumplir con sus responsabilidades.

Cada consejo debe establecer políticas y procedimientos claros, mediante la fijación de la duración de los plazos y de la cantidad de plazos consecutivos que un miembro puede desempeñar su cargo.


2. POLÍTICA CORPORATIVA
Las entidades de Operation Smile deberán esforzarse por cooperar con las empresas que siguen la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño, los principios del Pacto Global de Naciones Unidas, tales como la Declaración Universal de Derechos Humanos, las normas y procedimientos de la Organización Internacional del Trabajo (International Labor Organization, ILO), la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción y las Líneas Directrices de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (Organization for the Economic Co-operation and Development, OECD) para Empresas Multinacionales.
La intención de todas las entidades de Operation Smile deberá ser la de cooperar con empresas que:

a) Respetan los derechos humanos.
b) Asumen responsabilidad por los derechos de los niños.
c) Asumen responsabilidad por el medio ambiente.
Antes de asociarse con un socio externo, la entidad de Operation Smile deberá evaluar si dicha sociedad podría tener consecuencias negativas para Operation Smile en cualquier otro país, como un impacto negativo en la marca. Si eso sucede, la entidad de Operation Smile deberá abstenerse de formar dicha sociedad.

a) RESPONSABILIDAD AMBIENTAL
Todas las entidades de Operation Smile deben mantener un enfoque preventivo que favorezca el medio ambiente y adoptar iniciativas para promover una mayor responsabilidad ambiental.


2. POLÍTICA DE PROTECCIÓN DEL NIÑO
Operation Smile deberá, en todo momento, mostrar el debido respeto por los derechos de los niños y por los principios de la Convención sobre los Derechos del Niño.

La Política de Protección del Niño se aplicará al personal, asociados, voluntarios, visitantes y gerentes de Operation Smile, quienes deben cumplir con sus requisitos. Esta política pretende establecer un estándar mundial mínimo para todos los depositarios de Operation Smile. En caso de que la ley o las prácticas locales así lo requieran, las entidades de Operation Smile deben mejorar los estándares establecidos en esta política.

Esta política sigue los principios derivados de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño (United Nations Convention on the Rights of the Child, UNCRC) e incluye:

a) Todos los niños tienen los mismos derechos de protección contra el abuso y la explotación.
b) Cada niño tiene el derecho fundamental a la vida, supervivencia y al desarrollo.
c) Se debe alentar a todos los niños a que alcancen su potencial, y se debe garantizar que el niño se vea protegido contra toda desigualdad y discriminación.
d) Los niños tendrán derecho a expresar libremente sus opiniones, teniéndose dichas opiniones debidamente en cuenta en función de la edad y madurez del niño. No discriminaremos a los niños. Se tratará a los niños con respeto, independientemente del sexo, nacionalidad u origen étnico, religión u opinión política, edad, salud mental o física, orientación sexual e identidad de género, familia, antecedentes socioeconómicos y culturales, o cualquier historial de conflicto con la ley.
e) Todos son responsables del cuidado y la protección de los niños.
f) Operation Smile tiene responsabilidades especiales con los niños que nos contactan. Ningún niño debe verse dañado como resultado de su compromiso con Operation Smile, ya sea como benefactor de nuestros servicios o como parte del material de comunicación y recaudación de fondos de Operation Smile.
g) Estas responsabilidades especiales se extienden a aquellos individuos u organizaciones asociadas con Operation Smile. Por lo tanto, cada entidad de Operation Smile debe asegurarse de que todo aquel que trabaje o esté asociado con el trabajo de Operation Smile conozca y observe las disposiciones de esta política.

a) ESTÁNDARES INTERNACIONALES DE CUIDADO
Cada entidad de Operation Smile debe asegurarse de que todas las actividades médicas que desempeña la entidad cumplan con los estándares médicos definidos en los Estándares Internacionales de Cuidado de Operation Smile. Es también responsabilidad de la entidad de Operation Smile asegurarse de que los voluntarios registrados en esa oficina conocen y observan estos estándares.

“Cada niño que padece una deformidad facial es nuestra responsabilidad. Si nosotros no cuidamos de ellos, no existe garantía de que alguien más lo hará.”

- Kathy Magee, Co-fundadora y Presidente de Operation Smile